Tagesmutter krank oder im Urlaub: der Notfallplan für Eltern

Ist die Tagesmutter krank, fragt ihr zuerst nach einer Vertretung: in Deutschland beim Jugendamt, in Österreich und der Schweiz bei der Organisation, die den Platz vermittelt hat, sonst bei der Tagesmutter selbst. Gibt es keine, greift eure eigene Reihenfolge, die schon vorher feststeht: wer von euch zu Hause bleibt und wen ihr danach fragt. Urlaub und Schließzeiten der Tagesmutter lassen sich planen, sobald sie für alle sichtbar im Kalender stehen.

Tagesmutter krank: Was tun am selben Morgen?

In Deutschland berichtete etwa die Hälfte der Eltern mit einem Kind in Kita oder Kindertagespflege, im laufenden Kita-Jahr ungeplante Schließtage erlebt zu haben (DJI-Kinderbetreuungsreport 2025, Studie 5). Diese Reihenfolge spart am Morgen Zeit:

1. Dauer erfragen. Nur heute oder voraussichtlich die ganze Woche? Für eine Woche braucht ihr einen Namen je Tag.
2. Nach der Vertretung fragen. Die Nummer steht in eurem Notfallplan (Tabelle unten). Fragt nach Ort, Zeiten und der Person, die euer Kind empfängt.
3. Eigene Reihenfolge durchgehen. Fällt die übliche Betreuung aus, übernehmen bei Kindern bis zum Schuleintritt am häufigsten die Eltern selbst; in 57 % der Familien mit einem Platz in Kita oder Kindertagespflege springen die Großeltern ein (DJI, Erhebung 2024 in Deutschland).
4. Arbeitgeber früh informieren. Nennt die Lösung, die ihr vorab besprochen habt: Homeoffice, Schichttausch oder ein Urlaubstag.
5. Die einspringende Person ausstatten. Schlafenszeiten, Essen, Allergien und eure Telefonnummern stehen auf einem Blatt; eine Vorlage ist das Babysitter-Infoblatt.
6. Eintragen, wer heute betreut. Dann weiß es auch der Elternteil, der abends abholt.

Vertretung für die Tagesmutter: Was klärt ihr vor dem Ernstfall?

Das Handbuch Kindertagespflege des Bundesfamilienministeriums empfiehlt für Deutschland, dass die Vertretungsperson den Kindern vertraut ist, dass es dafür regelmäßige Treffen gibt und dass für akute Notfälle ein Ablauf abgesprochen wird, den die Eltern kennen (Handbuch Kindertagespflege). Stellt diese Fragen beim Vertragsgespräch oder beim nächsten Abholen, nicht erst am Krankheitstag:

• Wer vertritt dich, und wann lernt unser Kind diese Person kennen?
• Wo findet die Vertretung statt und zu welchen Zeiten?
• Auf welchem Weg und bis zu welcher Uhrzeit sagst du morgens ab?
• Wen rufen wir an, wenn auch die Vertretung ausfällt?
• Wann bekommen wir deine Urlaubs- und Schließtage für das ganze Jahr?
• Schließt du an Fortbildungs- oder Brückentagen?
• Was gilt, wenn dein eigenes Kind krank ist?
• Zahlen wir für Ausfalltage weiter?
• Wer darf unser Kind bei der Vertretung abholen?

Die Antworten gehören in einen Notfallplan mit fester Reihenfolge. Kopiert die Tabelle, ersetzt Namen und Tage und tragt die Telefonnummern ein:

In jeder Zeile steht nur, wer zugesagt hat. Geht die Liste zweimal im Jahr durch, denn Arbeitszeiten und Stundenpläne ändern sich.

Schließzeiten der Tagesmutter: Wie bleiben sie für alle sichtbar?

Geplante Schließtage summieren sich: In der DJI-Befragung 2024 nannten Eltern in Deutschland je nach Bundesland im Schnitt 10 bis 30 geplante Schließtage im Kita-Jahr; die Zahl fasst Kita und Kindertagespflege zusammen (DJI, Erhebung 2024). So werden daraus keine Überraschungen:

• Jahresliste holen. Bittet die Tagesmutter zu Jahresbeginn um alle Urlaubs-, Fortbildungs- und Schließtage.
• Jeden Schließtag als eigenen Eintrag anlegen. Der Titel sagt, was los ist und wer übernimmt: „Tagesmutter Urlaub, Papa betreut“. Ist noch niemand gefunden, steht dort „Betreuung offen“.
• Offene Tage am selben Abend verteilen. Jeder offene Tag bekommt einen Namen aus dem Notfallplan.

Schickt die Tagesmutter ihre Schließtage per Mail, leitet ihr die Nachricht in Familienplaner an eure persönliche Kalender-Adresse weiter; eine KI liest die Termine aus und trägt sie ein. Prüft danach, ob jeder Tag dabei ist, und ergänzt im Titel, wer betreut.

Damit Oma und Opa die Tage auf dem eigenen Handy sehen, abonnieren sie den Kalender-Feed (iCal) in Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook, nur lesend; die Schritte stehen unter Kalender mit den Großeltern teilen. In der Küche zeigt ein Tablet als Familien-Display die nächsten Tage. Benachrichtigungen verschickt Familienplaner nicht: Einen Ausfall am selben Morgen gebt ihr per Anruf weiter.

Tagesmutter fällt aus: Was gilt in Deutschland, Österreich und der Schweiz?

Stand der Angaben: Oktober 2026.

Deutschland

Für Ausfallzeiten einer Kindertagespflegeperson ist rechtzeitig eine andere Betreuungsmöglichkeit für das Kind sicherzustellen (§ 23 SGB VIII). Der Paragraf regelt die Förderung in Kindertagespflege, also Plätze, die über das Jugendamt laufen. Das Handbuch Kindertagespflege liest daraus einen Anspruch der Eltern auf Vertretung, die das Jugendamt zu gewährleisten hat, und nennt außerdem einen Rechtsanspruch der Eltern auf Beratung (Handbuch Kindertagespflege).

Das Handbuch beschreibt drei Modelle:

• Tagesmütter vertreten sich gegenseitig, was nur bei geringer Kinderzahl praktikabel sei.
• Vertretungskräfte kennen die Kinder zum Beispiel aus wöchentlichen Spielgruppentreffen oder helfen über Kooperationen zwischen Kitas und Kindertagespflege kurzfristig aus.
• Vertretungsstützpunkte eines öffentlichen oder freien Trägers.

Welches Modell bei euch gilt, fragt ihr beim Jugendamt. Klärt es früh: Laut einer Destatis-Meldung vom September 2026 gibt es noch 34.200 Tagesmütter und Tagesväter, der sechste Rückgang in Folge (Destatis).

Kinderkrankengeld gibt es, wenn ihr nach ärztlichem Zeugnis wegen eures erkrankten Kindes der Arbeit fernbleiben müsst; den Ausfall der Betreuungsperson nennt der Paragraf nicht als Grund (§ 45 SGB V).

Österreich

Im Berichtsjahr 2025/26 betreuten 1.406 Tageseltern 6.823 Kinder (Statistik Austria, Kindertagesheimstatistik 2025/26). Freie Plätze bei Tagesmüttern und Tagesvätern vermitteln laut Behördenportal regionale Organisationen; zur Vertretung sagt die Seite nichts (oesterreich.gv.at). Fragt deshalb die Organisation, die euch den Platz vermittelt hat, wie sie Krankheit und Urlaub überbrückt.

Für angestellte Eltern gibt es die Betreuungsfreistellung, eine Form der Pflegefreistellung nach § 16 Urlaubsgesetz: Ist die Person, die euer Kind ständig betreut, aus schwerwiegenden Gründen ausgefallen und müsst ihr es selbst betreuen, habt ihr Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Der Anspruch auf Pflegefreistellung beträgt insgesamt eine Woche pro Arbeitsjahr im Ausmaß eurer wöchentlichen Arbeitszeit (AMS, Stand 2. April 2026). Zu den schwerwiegenden Gründen zählt das AMS unter anderem Erkrankung, Krankenhausaufenthalt oder Tod. Tageseltern nennt die Seite nicht ausdrücklich, den Urlaub der Betreuungsperson auch nicht. Die Freistellung meldet ihr dem Arbeitgeber sofort; er kann einen Nachweis verlangen, etwa ein ärztliches Attest.

Fehlen Großeltern in der Nähe, vermitteln Oma-Opa-Dienste Leihomas und Leihopas, die Kinder stundenweise betreuen (oesterreich.gv.at).

Schweiz

In der Schweiz ist von Tagesfamilien die Rede, die Verordnung des Bundes nennt sie Tagespflegeeltern. Wer sich allgemein anbietet, Kinder unter zwölf Jahren gegen Entgelt regelmässig tagsüber in seinem Haushalt zu betreuen, muss das der Behörde melden (Art. 12 PAVO, Stand 23. Januar 2023). Der Abschnitt zur Tagespflege besteht aus diesem einen Artikel: Er regelt die Meldung, die Aufsicht und wann die Behörde die Aufnahme weiterer Kinder untersagt, nicht die Vertretung bei Krankheit oder Ferien. Die Kantone dürfen Bestimmungen erlassen, die darüber hinausgehen (Art. 3 PAVO). Lasst euch die Regel für Ausfälle und Betriebsferien deshalb schriftlich geben, von der Tagesfamilie selbst oder von der Tagesfamilienorganisation, falls sie einer angeschlossen ist.

31 % der Kinder unter 13 Jahren sind in einer üblichen Woche bei den Grosseltern (BFS Aktuell 2025). Habt ihr schon einen festen Grosseltern-Tag, fragt dort zuerst nach einem zusätzlichen Tag.

Was tun, wenn die Tagesmutter länger ausfällt?

Einzelne Schließtage gleichen die meisten Eltern in Deutschland noch gut aus. Bei ungeplanten und längeren Schließungen empfinden dagegen etwa drei Viertel der Eltern mit Ganztagsplatz in Kita oder Kindertagespflege die Suche nach einer Lösung als eher oder sehr schwer (DJI, Erhebung 2024). Zerlegt eine ausgefallene Woche deshalb in einzelne Tage und gebt jedem Tag eine Person aus dem Notfallplan, statt eine Person für die ganze Woche zu suchen. Für mehrwöchige Schließzeiten im Sommer lohnt ein eigener Plan: Ferienbetreuung planen.

Häufige Fragen

Wer muss in Deutschland die Vertretung für die Tagesmutter organisieren?

Nach § 23 SGB VIII ist für Ausfallzeiten einer Kindertagespflegeperson rechtzeitig eine andere Betreuungsmöglichkeit sicherzustellen. Das Handbuch Kindertagespflege des Bundesfamilienministeriums leitet daraus einen Anspruch der Eltern auf Vertretung ab, die das Jugendamt zu gewährleisten hat.

Bekomme ich Kinderkrankengeld, wenn die Tagesmutter krank ist?

§ 45 SGB V setzt voraus, dass euer Kind krank ist und ein ärztliches Zeugnis vorliegt. Den Ausfall der Betreuungsperson nennt der Paragraf nicht als Grund.

Gibt es in Österreich Pflegefreistellung, wenn die Tagesmutter ausfällt?

Laut AMS steht die Betreuungsfreistellung zu, wenn die Person, die das Kind ständig betreut, aus schwerwiegenden Gründen ausfällt, etwa wegen Erkrankung, Krankenhausaufenthalt oder Tod. Der Anspruch beträgt eine Woche pro Arbeitsjahr bei Entgeltfortzahlung. Tageseltern und den Urlaub der Betreuungsperson nennt das AMS dabei nicht.

Wie viele Schließtage hat eine Tagesmutter im Jahr?

Fragt eure Tagesmutter zu Jahresbeginn nach ihrer Liste. In der DJI-Befragung 2024 nannten Eltern in Deutschland je nach Bundesland im Schnitt 10 bis 30 geplante Schließtage im Kita-Jahr; die Zahl fasst Kita und Kindertagespflege zusammen.

Muss ich weiterzahlen, wenn die Tagesmutter krank ist?

Eine einheitliche Regel dazu nennen die für diesen Artikel ausgewerteten Quellen nicht. Fragt vor Vertragsbeginn, ob euer Beitrag an Ausfalltagen weiterläuft, und haltet die Antwort schriftlich fest.