Ferienbetreuung planen: Wer betreut wann? So füllt ihr die Lücken rechtzeitig

Ferienbetreuung planen heißt: alle schulfreien Wochen und Schließzeiten eines Jahres auflisten, eure Urlaubstage dagegenrechnen und jede übrige Woche einer Person oder einem Angebot zuweisen, jeweils mit Ersatz. Die Lücke lässt sich vorher ausrechnen: In Deutschland dauern die Schulferien 75 Werktage im Schuljahr (KMK), der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage je Elternteil (§ 3 BUrlG). Alle Angaben: Stand Oktober 2026.

Wie viele Wochen Ferienbetreuung braucht ihr?

Für Deutschland: 75 Werktage mit zwölf Samstagen sind 63 Tage von Montag bis Freitag, rund zwölfeinhalb Wochen. 24 Werktage Mindesturlaub sind vier Wochen. Nehmen zwei Elternteile nie gleichzeitig frei, decken sie damit acht Wochen; mit zwei gemeinsamen Urlaubswochen sind es sechs, und gut sechs Wochen bleiben offen (eigene Rechnung). Rechnet mit den Urlaubstagen aus euren Verträgen.

Bei Kita-Kindern zählen statt der Schulferien die Schließtage: Die Durchschnitte der Bundesländer lagen zwischen 10 und 30 geplanten Schließtagen im Kitajahr (DJI, Erhebung 2024). Mehr dazu: Kita-Schließtage planen.

Ferienbetreuung planen in vier Schritten

1. Schulfreie Wochen auflisten. Ferientermine, einzelne schulfreie Tage und die Schließwochen von Hort, Kita oder Tagesmutter für das ganze Schuljahr untereinanderschreiben.
2. Urlaub verteilen. Erst die gemeinsamen Wochen festlegen, dann die getrennten. Jede getrennt genommene Woche deckt eine Ferienwoche mehr.
3. Lücken zuweisen. Jede offene Woche bekommt eine zuständige Person oder ein Angebot und einen Ersatz.
4. Zusagen festhalten. Urlaub beantragen, Ferienprogramm anmelden, Großeltern fragen. Was bestätigt ist, kommt in den Kalender; was offen ist, bekommt ein Klärungsdatum.

Plant den Ersatz fest ein: Etwa die Hälfte der Eltern von Kita-Kindern und etwa ein Viertel der Eltern von Grundschulkindern in der außerunterrichtlichen Betreuung berichteten von ungeplanten Schließtagen im laufenden Kita- oder Schuljahr (DJI).

Planungstabelle für die Sommerferien zum Kopieren

Beispiel für sechs Wochen: Ersetzt die Einträge und ergänzt Zeilen.

Wer kann die Kinderbetreuung in den Ferien übernehmen?

• Großeltern. Fällt die Betreuung aus, springen bei Kindern bis zum Schuleintritt nach den Eltern am häufigsten die Großeltern ein, in 57 Prozent der Familien mit Betreuungsplatz (DJI). Fragt früh und für ganze Wochen. Mehr dazu: Kalender mit Großeltern teilen.
• Ferienprogramm, Feriencamp oder Hort. Prüft Uhrzeiten und Schließwochen gegen eure Arbeitszeiten.
• Babysitter. Bezahlte Betreuung ist je nach Land anzumelden, siehe Babysitter anmelden.
• Au-pair. Es ersetzt keinen Ganztagsplatz: in Deutschland höchstens 6 Stunden am Tag und 30 pro Woche (BA-Merkblatt), in der Schweiz 30 Wochenstunden für Au-pairs aus Drittstaaten (Art. 48 VZAE), in Österreich 16,5 bei Verträgen ab 2026 (Mindestlohntarif).

Ferienbetreuung in Deutschland: Ganztagsanspruch, Ferienprogramm, Steuer

• Anspruch ab der ersten Klasse. Kinder, die im Schuljahr 2026/2027 oder später die erste Klasse besuchen, haben bis zum Beginn der fünften Klasse Anspruch auf Förderung in einer Tageseinrichtung, an Werktagen acht Stunden täglich; Unterricht und Ganztagsangebote der Grundschule zählen mit. In den Schulferien gilt er auch als erfüllt, wenn ein öffentlicher oder anerkannter freier Träger Angebote der Jugendarbeit bereitstellt, und Landesrecht kann eine Schließzeit von bis zu vier Wochen im Jahr während der Schulferien regeln (§ 24 Abs. 4 SGB VIII). Wer 2026/2027 schon eine höhere Klasse besucht, fällt nicht unter diese Regel.
• Angebot je Bundesland. In Hamburg gaben 98 Prozent der Eltern von Grundschulkindern an, eine Ferienbetreuung nutzen zu können; so hohe Anteile erreichen sonst nur die ostdeutschen Länder (DJI). Fragt also früh bei Schule oder Hort nach.
• Steuer. 80 Prozent der Betreuungskosten, höchstens 4.800 Euro je Kind unter 14 Jahren, sind Sonderausgaben, wenn ihr eine Rechnung habt und auf das Konto des Anbieters überweist. Ausgenommen sind Aufwendungen für Unterricht, die Vermittlung besonderer Fähigkeiten sowie sportliche und andere Freizeitbetätigungen (§ 10 Abs. 1 Nr. 5 EStG).
• Schülerinnen und Schüler. Kinder über 13 dürfen mit Einwilligung der Eltern höchstens zwei Stunden täglich und nicht zwischen 18 und 8 Uhr beschäftigt werden, vollzeitschulpflichtige Jugendliche ab 15 während der Schulferien höchstens vier Wochen im Kalenderjahr (§ 5 JArbSchG, § 2 JArbSchG).
• Minijob für Babysitter. Die Verdienstgrenze liegt 2026 bei 603 Euro im Monat, ab 1. Januar 2027 bei 633 Euro; der Mindestlohn steigt dann von 13,90 auf 14,60 Euro (Minijob-Zentrale). Das sind in beiden Jahren rund 43 Stunden im Monat (eigene Rechnung), etwa eine Ferienwoche mit ganzen Tagen.

Ferienbetreuung in Österreich: neun Wochen Sommerferien, Leihoma, Dienstleistungsscheck

Die Sommerferien 2027 dauern in jedem Bundesland neun Wochen (eigene Rechnung aus den Terminen des Bildungsministeriums), der Urlaubsanspruch beträgt fünf Wochen (oesterreich.gv.at). Zwei Elternteile kommen zusammen auf zehn Wochen: Nehmt ihr den Sommer vollständig versetzt, bleibt für alle übrigen Ferien eine Woche (eigene Rechnung).

• Leihoma und Leihopa. Oma-Opa-Dienste vermitteln ältere Menschen, die sich ausschließlich der Kinderbetreuung widmen; Ziel ist eine kontinuierliche, familiäre Beziehung (oesterreich.gv.at). Fragt also früh an. Der Katholische Familienverband betreibt Omadienste in sieben Bundesländern (Familienverband).
• Dienstleistungsscheck. Er deckt Kinderbeaufsichtigung in befristeten Arbeitsverhältnissen von höchstens einem Monat, die ihr wiederholen könnt, bis 755,01 Euro im Monat je Arbeitgeber (oesterreich.gv.at). Für Kinderbetreuung sind mindestens 18,07 Euro pro Stunde zu zahlen, Urlaubs- und Sonderzahlungsanteil eingerechnet (BVAEB); das sind knapp 42 Stunden im Monat (eigene Rechnung). Beide Werte gelten für 2026.

Ferienbetreuung in der Schweiz: Ferien früh eingeben, Grosseltern, Lohn

Eure Ferien im Betrieb sind in der Regel mindestens drei Monate im Voraus festzulegen (SECO zu Art. 329c OR). Gebt eure Wünsche deshalb ein, sobald die Schulferien eures Kantons feststehen.

• Grosseltern. 31 Prozent der Kinder unter 13 sind in einer üblichen Woche bei den Grosseltern (BFS). Fragt früh nach zusätzlichen Ferienwochen.
• Babysitter. Bezahltes Kinderhüten im Privathaushalt ist unabhängig vom Betrag AHV-pflichtig. 2026 sind Jugendliche mit Jahrgang 2009 und jünger ausgenommen; bis zum Jahr des 25. Geburtstags bleiben 750 Franken pro Jahr und Arbeitgeber beitragsfrei (AHV-Merkblatt 2.06). Das SRK Kanton Bern empfiehlt 13 bis 18 Franken Lohn pro Stunde für 16- bis 25-Jährige (SRK Bern).

Checkliste: Ferienbetreuung für den Sommer planen

Nach Ferienbetreuung wird in Deutschland vor allem im Januar und im Juni/Juli gesucht (Google Trends). Geht diese Liste für den Sommer im Januar durch:

• Ferientermine und schulfreie Tage des Schuljahrs eingetragen
• Schließwochen von Hort, Kita und Tagesmutter erfragt
• Urlaubstage gezählt, gemeinsame und getrennte Wochen festgelegt
• Urlaub beantragt, Bestätigung abgelegt
• Großeltern für ganze Wochen gefragt, Zusage notiert
• Ferienprogramm: Anmeldebeginn erfragt, angemeldet, Rechnung aufbewahrt, überwiesen
• für jede Woche einen Ersatz benannt, offene Wochen mit Klärungsdatum versehen
• Plan an alle verschickt, die betreuen

Wie teilt ihr den Ferienplan mit allen, die betreuen?

Die Tabelle oben lässt sich in ein Dokument kopieren und ausdrucken. Im Familienplaner steht der Plan im gemeinsamen Wochenkalender, jedes Familienmitglied in eigener Farbe. Ein Satz wie „Ferienprogramm Emma Montag 8 Uhr“ wird zum Termin; Mails von Schule oder Hort leitet ihr an eure Kalenderadresse weiter; eine KI liest die Termine heraus und trägt sie in den Kalender ein. Feiertage und Schulferien zeigt der Kalender nach Bundesland oder Kanton, die Schließtage eurer Einrichtung tragt ihr selbst ein. Den Kalender-Link (iCal) abonnieren Großeltern in Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook und sehen die Termine nur lesend.

Häufige Fragen

Wie viele Wochen Schulferien müssen Eltern in Deutschland überbrücken?

Die Schulferien dauern laut Kultusministerkonferenz 75 Werktage im Schuljahr, zwölf Samstage eingerechnet. Das sind 63 Tage von Montag bis Freitag, rund zwölfeinhalb Wochen. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage je Elternteil, also vier Wochen.

Haben Grundschulkinder in den Ferien Anspruch auf Betreuung?

In Deutschland haben Kinder, die im Schuljahr 2026/2027 oder später die erste Klasse besuchen, nach § 24 Absatz 4 SGB VIII Anspruch auf acht Stunden Förderung an Werktagen. Landesrecht kann aber eine Schließzeit von bis zu vier Wochen im Jahr während der Schulferien regeln. Fragt deshalb früh nach den Schließwochen eurer Einrichtung.

Kann ich die Kosten für die Ferienbetreuung von der Steuer absetzen?

In Deutschland zählen 80 Prozent der Betreuungskosten, höchstens 4.800 Euro je Kind unter 14 Jahren, als Sonderausgaben, wenn ihr eine Rechnung habt und überweist. Ausgenommen sind nach § 10 EStG Aufwendungen für Unterricht, die Vermittlung besonderer Fähigkeiten sowie sportliche und andere Freizeitbetätigungen.

Darf eine Schülerin in den Ferien auf unsere Kinder aufpassen?

In Deutschland dürfen Kinder über 13 Jahre mit Einwilligung der Eltern höchstens zwei Stunden täglich und nicht zwischen 18 und 8 Uhr beschäftigt werden. Vollzeitschulpflichtige Jugendliche ab 15 dürfen während der Schulferien höchstens vier Wochen im Kalenderjahr arbeiten.

Wann sollten wir die Ferienbetreuung für den Sommer planen?

Sobald Ferientermine und Schließzeiten feststehen, am besten zu Jahresbeginn. In der Schweiz sind die Ferien laut SECO in der Regel mindestens drei Monate im Voraus festzulegen. In Deutschland sind eure Urlaubswünsche zu berücksichtigen, solange keine dringenden betrieblichen Belange oder sozial vorrangigen Wünsche anderer entgegenstehen.