Kinderbetreuung organisieren: Au-pair, Babysitter und Großeltern in einem Kalender

Kinderbetreuung organisieren heißt: Alle, die eure Kinder betreuen, stehen in einem einzigen Wochenplan, und für jedes Zeitfenster steht dort genau ein Name mit Uhrzeit und Ort. Einmal pro Woche geht ihr diesen Plan durch und gebt ihn an Großeltern, Babysitter, Au-pair oder Tagesmutter weiter. Welche Regeln für die einzelnen Betreuungsformen gelten, hängt vom Land ab; alle Angaben haben den Stand Oktober 2026.

Welche Formen der Kinderbetreuung gibt es?

Neben Kita und Hort helfen am häufigsten die Großeltern. In der Schweiz stützen sich 38,7 % der Haushalte mit Kindern unter 13 auf die Grosseltern und 6,7 % auf Nanny, Au-pair oder Babysitter; häufiger nutzen sie nur Kindertagesstätten und schulergänzende Betreuung (BFS, Erhebung zu Familien und Generationen 2023). In Deutschland betreuen 38,3 % der Großeltern mit Enkeln bis 13 Jahre ihre Enkel mit, im Schnitt 10,7 Stunden pro Woche (Deutscher Alterssurvey 2023). Die Werte für alle drei Länder stehen unter Wie oft betreuen Großeltern die Enkel?.

Betreuung der Kinder planen: Was gehört in den Wochenplan?

Ob Blatt am Kühlschrank oder geteilter Kalender: Der Plan beantwortet jede Woche dieselben Fragen. Kopiert die Liste und hakt sie ab.

• Jedes Betreuungsfenster hat einen Namen, Beginn, Ende und Ort.
• Bei jedem Weg steht, wer bringt und wer abholt. Eine Tabelle dafür: Wer holt die Kinder ab?
• Für jeden Tag ist eine Ersatzperson eingetragen.
• Wer abholt, ist bei Kita, Hort oder Schule eingetragen. Großeltern, Babysitter oder Freunde sind laut dem deutschen Portal kita.de nicht automatisch abholberechtigt.
• Schließtage, Ferien und Feiertage der Woche stehen drin.
• Urlaub und freie Tage der Betreuungspersonen stehen drin.
• Alle wissen, wo die Notfallnummern hängen.
• Für die Übergabe an die Betreuungsperson ist Zeit eingeplant.
• Vereinbart ist, auf welchem Weg kurzfristige Änderungen kommen: Anruf oder Nachricht.

Kinderbetreuung organisieren: Wie sieht eine einfache Wochenroutine aus?

AuPairWorld rät Gastfamilien, den Wochenplan im Voraus zu vereinbaren und zu Beginn jeder Woche durchzusprechen. Das passt für jede Familie mit mehr als einer Betreuungsperson:

1. Fester Zeitpunkt. Zum Beispiel Sonntagabend, zehn Minuten, alle Erwachsenen des Haushalts an einem Tisch.
2. Die Woche prüfen. Dienstreisen, Arzttermine, Training, schulfreie Tage, Urlaub von Oma oder Tagesmutter. In Deutschland berichtete etwa die Hälfte der Eltern mit einem Kind in Kita oder Kindertagespflege von ungeplanten Schließtagen im laufenden Kita-Jahr (DJI-Kinderbetreuungsreport 2025, Studie 5); der Ersatz gehört deshalb schon am Sonntag in den Plan.
3. Jedes Fenster bekommt einen Namen. „Wir“ oder „mal sehen“ ist kein Eintrag.
4. Den Plan weitergeben. An alle, die nicht am Tisch saßen: als Nachricht, Ausdruck oder Kalender-Abo.
5. Änderungen direkt sagen. Wer absagt, ruft an oder schreibt und trägt die Änderung danach im Plan nach. Übernommen ist erst, was zugesagt wurde.
6. Stunden notieren. Für Babysitter und Au-pair am Ende der Woche. In Österreich übergebt ihr dem Au-pair bei jeder Auszahlung eine datierte Abrechnung über die geleisteten Stunden, das Entgelt und die Abzüge (Sozialministerium).

Welche Regeln gelten in Deutschland, Österreich und der Schweiz?

Stand Oktober 2026. Die Stundengrenzen für Au-pairs stehen nebeneinander im Vergleich der Au-pair-Arbeitszeiten.

Deutschland

• Au-pair: höchstens 6 Stunden am Tag und 30 pro Woche, Babysitten eingeschlossen. Das ist eine Vorgabe der Bundesagentur für Arbeit (Merkblatt), ein Gesetz mit Stundenzahl gibt es nicht. Mehr unter Au-pair in Deutschland.
• Babysitter: Betreut jemand eure Kinder regelmäßig gegen Bezahlung bei euch zu Hause und nach euren Vorgaben, ist das eine Beschäftigung (Minijob-Magazin). 2026 läuft sie bis 603 Euro im Monat als Minijob über den Haushaltsscheck. Hilfe von Freunden, Verwandten oder Nachbarn bleibt eine Gefälligkeit (Minijob-Zentrale).
• Babysitter ab 13: Kinder über 13 Jahre dürfen mit Einwilligung ihrer Eltern in Privathaushalten Kinder betreuen, höchstens zwei Stunden täglich und nicht zwischen 18 und 8 Uhr (§ 5 JArbSchG, § 2 KindArbSchV).
• Tagesmutter: Für Ausfallzeiten einer Kindertagespflegeperson ist rechtzeitig eine andere Betreuungsmöglichkeit sicherzustellen (§ 23 SGB VIII). Fragt vorab, wer bei euch konkret vertritt.

Österreich

• Au-pair: höchstens 16,5 Stunden pro Woche inklusive Arbeitsbereitschaft, wenn der Vertrag ab dem 1. Jänner 2026 geschlossen wurde (Mindestlohntarif 2026). Für 2025 geschlossene Verträge sind es 17, für 2024 geschlossene 18 Stunden. Mehr unter Au-pair in Österreich.
• Babysitter: Mit dem Dienstleistungsscheck bezahlt ihr unter anderem Kinderbeaufsichtigung; 2026 darf der Verdienst bei einem Arbeitgeber 755,01 Euro im Monat nicht übersteigen (oesterreich.gv.at).
• Leihoma: Oma-Opa-Dienste vermitteln Leihomas und Leihopas. Sie sollen laut oesterreich.gv.at keine Haushaltshilfe sein, sondern sich ausschließlich der Kinderbetreuung widmen.

Schweiz

• Au-pair: höchstens 30 Stunden pro Woche und ein ganzer freier Tag; die Regel in Art. 48 VZAE gilt für Au-pairs aus Drittstaaten. Lohn und weitere Vorgaben regeln die Kantone. Mehr unter Au-pair in der Schweiz.
• Babysitter: Bezahlte Arbeit im Privathaushalt ist unabhängig von der Lohnhöhe AHV-pflichtig, Babysitten eingeschlossen. Für Jahrgang 2009 und jünger rechnet ihr 2026 keine Beiträge ab; für die Jahrgänge 2001 bis 2008 bleibt ein Lohn bis 750 Franken im Jahr beitragsfrei (AHV-Merkblatt 2.06, Stand 1. Januar 2026).
• Grosseltern: 42 % der Grosseltern mit Enkelkindern unter 13 hüten mindestens einmal pro Woche (BFS, Erhebung zu Familien und Generationen 2023). Der feste Hütetag gehört mit Abholzeit in den Plan, die Ferien der Grosseltern auch.

Familienkalender für die Betreuung: Was muss er zeigen?

Ein Kalender taugt für die Betreuung, wenn jeder Einsatz mit Name, Uhrzeit und Ort drinsteht und alle denselben Stand lesen. Allergien und Medikamente sind Gesundheitsdaten, die Art. 9 DSGVO als besondere Kategorie einstuft; sie gehören aufs Infoblatt und nicht in einen Termin.

In Familienplaner hat jedes Familienmitglied eine eigene Farbe. Oma, Babysitterin oder Au-pair legt ihr wie die Kinder als Mitglied ohne E-Mail-Adresse an: Sie bekommen damit eine Farbe, aber keinen eigenen Zugang. Aus einem Satz wie „Oma holt Emma Dienstag 15 Uhr Kita“ wird ein Termin in der Wochenansicht. Mails von Schule, Kita und Verein leitet ihr an eure persönliche Kalender-Adresse weiter; eine KI liest die Termine heraus und trägt sie in den Kalender ein. Die Feiertage eures Bundeslands oder Kantons stehen schon im Kalender.

Weitergeben könnt ihr den Plan über den Kalender-Feed (iCal): Großeltern oder Au-pair abonnieren den Link in Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook und sehen die Termine auf dem eigenen Handy, nur lesend. Der Feed enthält alle Termine der Familie mit Titel, Zeit und Beschreibung, aber ohne die Farben; der Name der zuständigen Person gehört deshalb in den Titel. Als Familien-Display zeigt ein Tablet in der Küche die nächsten Tage. Benachrichtigungen verschickt Familienplaner nicht, und Stunden zählt ihr von Hand zusammen: Eine Änderung am selben Tag sagt ihr immer direkt.

Häufige Fragen

Wer betreut Kinder neben Kita und Schule am häufigsten?

Die Großeltern. In der Schweiz stützen sich 38,7 Prozent der Haushalte mit Kindern unter 13 auf die Grosseltern und 6,7 Prozent auf Nanny, Au-pair oder Babysitter (Bundesamt für Statistik, 2023). In Deutschland betreuen 38,3 Prozent der Großeltern mit Enkeln bis 13 Jahre ihre Enkel mit (Deutscher Alterssurvey 2023).

Wie viele Stunden darf ein Au-pair die Kinder betreuen?

In Deutschland nach den Vorgaben der Bundesagentur für Arbeit höchstens 6 Stunden am Tag und 30 pro Woche, in der Schweiz für Au-pairs aus Drittstaaten höchstens 30 Stunden pro Woche. In Österreich sind es höchstens 16,5 Stunden pro Woche inklusive Arbeitsbereitschaft, wenn der Vertrag ab dem 1. Jänner 2026 geschlossen wurde. Stand Oktober 2026.

Muss ich einen Babysitter anmelden?

In Deutschland ist regelmäßige bezahlte Betreuung bei euch zu Hause nach euren Vorgaben eine Beschäftigung, 2026 bis 603 Euro im Monat als Minijob; Hilfe von Freunden, Verwandten oder Nachbarn bleibt eine Gefälligkeit. In Österreich gibt es dafür den Dienstleistungsscheck. In der Schweiz ist bezahlte Arbeit im Privathaushalt unabhängig von der Lohnhöhe AHV-pflichtig, mit Ausnahmen für junge Babysitter.

Was passiert, wenn die Tagesmutter krank ist?

In Deutschland ist nach § 23 SGB VIII für Ausfallzeiten einer Kindertagespflegeperson rechtzeitig eine andere Betreuungsmöglichkeit sicherzustellen. Fragt trotzdem vorab, wer konkret vertritt, und tragt für jeden Tag eine Ersatzperson in euren Plan ein.

Können Großeltern oder Babysitter den Familienkalender auf dem eigenen Handy sehen?

Ja, wenn der Kalender einen Abo-Link (iCal) anbietet: Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook abonnieren den Link und zeigen die Termine an, nur lesend. Kurzfristige Änderungen sagt ihr zusätzlich per Anruf oder Nachricht.