Abholberechtigung für Kita, Hort und Schule: Vorlage für einmalig und dauerhaft

Mit einer Abholberechtigung erklärt ihr gegenüber Kita, Hort oder Schule, dass eine bestimmte Person euer Kind abholen darf: einmalig an einem Tag oder dauerhaft bis auf Widerruf. Je nach Einrichtung muss sie schriftlich vorliegen; die beiden Vorlagen unten könnt ihr dafür kopieren und anpassen. Hat die Einrichtung ein eigenes Formular oder ein Elternportal, nehmt das, denn maßgeblich ist der vereinbarte Ablauf eurer Einrichtung (kita.de, aktualisiert am 8. September 2026).

Was muss in einer Abholberechtigung für die Kita stehen?

Großeltern, Babysitter oder Freunde sind nicht automatisch abholberechtigt, schreibt das deutsche Portal kita.de. Es nennt die folgenden Angaben als hilfreich; die städtischen Horte in Leipzig schreiben einige davon vor.

Vorlage: einmalige Abholberechtigung zum Kopieren

Einmalige Abholberechtigung

An: [Name der Kita, des Horts oder der Schule], [Gruppe oder Klasse]

Mein Kind [Vorname Nachname], geboren am [Datum], darf am [Wochentag, Datum] um [Uhrzeit] von folgender Person abgeholt werden:

[Vorname Nachname wie im Ausweis], [Verhältnis zum Kind], Telefon [Nummer]

Die Person kann sich ausweisen. Diese Erklärung gilt nur für den genannten Tag. Für Rückfragen bin ich an diesem Tag erreichbar unter [Nummer].

[Ort, Datum], [Unterschrift], [Name in Druckbuchstaben, sorgeberechtigt]

Vorlage: dauerhafte Abholberechtigung zum Kopieren

Dauerhafte Abholberechtigung

An: [Name der Kita, des Horts oder der Schule], [Gruppe oder Klasse]

Mein Kind [Vorname Nachname], geboren am [Datum], darf außer von mir auch von diesen Personen abgeholt werden:

1. [Vorname Nachname wie im Ausweis], [Verhältnis zum Kind], Telefon [Nummer]
2. [Vorname Nachname wie im Ausweis], [Verhältnis zum Kind], Telefon [Nummer]

Die Erklärung gilt ab [Datum] bis [Datum, zum Beispiel Ende des Kita- oder Schuljahres] oder bis ich sie schriftlich widerrufe. Sie ersetzt alle früheren Abholberechtigungen. Änderungen teile ich der Leitung schriftlich mit.

[Ort, Datum], [Unterschrift], [Name in Druckbuchstaben, sorgeberechtigt]

Gebt die Erklärung unterschrieben ab. Änderungen teilt ihr laut kita.de schriftlich über den vorgesehenen Weg mit und bittet um eine Bestätigung.

Formular, Liste oder Elternportal: Was verlangt die Einrichtung?

Ob eine Vollmacht, eine Liste im Vertrag oder ein digitales Elternportal genutzt wird, ist je nach Einrichtung unterschiedlich (kita.de). Ein Telefonat, eine E-Mail oder eine Messenger-Nachricht ist danach keine allgemeingültige Lösung: Manche Kitas nehmen kurzfristige Änderungen nur unter bestimmten Nummern an, andere nur schriftlich oder gar nicht. Fragt deshalb nach, bevor die Oma zum ersten Mal einspringt, auf welchem Weg eine Änderung am selben Tag ankommen muss.

Die Beispiele in den Länderabschnitten sind Regeln einzelner Träger, Stand Oktober 2026. Für euch gilt, was eure Einrichtung festgelegt hat.

Deutschland: Abholberechtigung in Kita, Hort und Schule

• Kita, München: In den städtischen Kindertageseinrichtungen dürfen Kinder von 8 Wochen bis 6 Jahren nur von den Personensorgeberechtigten oder von diesen schriftlich bevollmächtigten und geeigneten Personen abgeholt werden. Ausnahmen in begründeten Einzelfällen regelt die Einrichtungsleitung (§ 11 Abs. 3 Kindertageseinrichtungssatzung, Stand 28. Februar 2025).
• Hort, Leipzig: In den städtischen Horten erklären Eltern bei der Aufnahme schriftlich und widerruflich, wer außer ihnen abholen darf. Geht das Kind allein nach Hause oder holt ein Dritter ab, braucht es grundsätzlich eine schriftliche Vollmacht. Dauervollmachten gelten bis zum Schuljahresende oder bis auf Widerruf, und die Fachkräfte dürfen den Ausweis kontrollieren (Benutzerregelung der Stadt Leipzig, in Kraft seit 1. Mai 2019).
• Schule, Hamburg: Im Ganztag der Vorschule an der Grundschule Neurahlstedt geht ein Kind nur dann mit anderen Eltern mit, wenn eine schriftliche Genehmigung mit Datum und Unterschrift eines Sorgeberechtigten vorliegt, ausdrücklich nicht per Mail, und die abholende Person im Stammdatenblatt als abholberechtigt steht (Handlungsleitfaden Abholsituation, Stand 24. August 2023).

Eine gesetzliche Pflicht, bei jeder Abholung den Ausweis zu prüfen, gibt es laut kita.de nicht; die Einrichtung kann die Vorlage aber vorsehen. Sagt der abholenden Person deshalb, dass sie beim ersten Mal einen Ausweis einsteckt.

Wie alt ein Geschwisterkind zum Abholen sein muss, regelt kein Gesetz, schreibt das Kita-Portal des Landes Rheinland-Pfalz. Der Träger kann aber gemeinsam mit der Leitung im Betreuungsvertrag festlegen, dass nur volljährige Personen abholen dürfen. Auch kita.de nennt keine allgemeine Altersgrenze: Es entscheidet die Kita nach ihren Regeln und im Einzelfall.

Österreich: Abholvollmacht im Kindergarten und Hort

In den Unterlagen heißen die Eltern Obsorgeberechtigte; ersetzt in den Vorlagen sorgeberechtigt durch obsorgeberechtigt. In den städtischen Kindergärten Wiens können sie schriftlich Personen benennen, die das Kind abholen dürfen. Diese müssen das 14. Lebensjahr vollendet haben und geistig und körperlich in der Lage sein, die Aufsicht auszuüben. Holt jemand ab, der der Leitung noch nicht schriftlich genannt wurde, legt die Person dem Personal eine schriftliche Erklärung über die Abholberechtigung vor; dafür passt die einmalige Vorlage oben. Wer dem Personal nicht persönlich bekannt ist, weist seine Identität nach. Bei Zweifeln darf das Personal die Übergabe verweigern. Ändern sich die abholberechtigten Personen, ist das der Leitung unverzüglich schriftlich bekannt zu geben (AGB Kindergärten der Stadt Wien, Stand März 2024, Punkte I und VII).

Für die städtischen Horte gilt dasselbe Mindestalter von 14 Jahren. Soll ein Kind den Hort allein verlassen, verlangt Wien eine schriftliche Erklärung mit den Wochentagen und der genauen Uhrzeit (AGB Horte der Stadt Wien, Stand Februar 2020). In Niederösterreich legen die Eltern der gruppenführenden Elementarpädagogin oder dem Elementarpädagogen eine schriftliche Vollmacht vor (Land Niederösterreich).

Schweiz: Abholberechtigung in der Kita

Die Kita Breitenrain der Kitas Stadt Bern übergibt ein Kind nicht an Personen, die die Eltern nicht als berechtigte Abholpersonen bezeichnet haben. Ältere Geschwister dürfen dort «ab dem 13. Lebensjahr» abholen, wenn das schriftlich mit den Eltern vereinbart wurde (Betriebliche Regelungen der Kita Breitenrain, August 2024).

In den stadteigenen Kitas von Zürich geben Eltern die abholberechtigten Personen in der Kita-App bei den Kinderdaten an (Stadt Zürich). Holen die Grosseltern nur in den Ferien ab, schreibt den Zeitraum in die Erklärung.

Abholberechtigung bei getrennten Eltern: Was gilt?

Für Deutschland gibt es laut kita.de keine pauschale Antwort. Entscheidend sind unter anderem die konkrete Sorgevereinbarung, das Aufenthaltsbestimmungsrecht und gerichtliche oder behördliche Anordnungen; die Kita kann und soll familiäre Konflikte nicht selbst entscheiden. Liegt eine verbindliche Einschränkung vor, gebt der Leitung die aktuelle gerichtliche oder behördliche Unterlage vertraulich und so früh wie möglich.

In Leipzigs städtischen Horten zeigt ihr jede Änderung der persönlichen Verhältnisse umgehend der Leitung an, ausdrücklich auch eine Trennung oder eine Änderung der Personensorge (Benutzerregelung, Punkt 6). In Wien verpflichtet sich, wer die Betreuungsvereinbarung unterschreibt, Änderungen der Obsorgeberechtigung unverzüglich schriftlich zu melden (AGB Kindergärten der Stadt Wien, Punkt I).

Abholberechtigungen aktuell halten: Liste zum Kopieren

Eine Berechtigung, die nicht mehr passt, soll nicht stillschweigend weiterlaufen (kita.de). Führt für jede Einrichtung eine eigene Zeile und prüft die Liste zum Start des Kita- oder Schuljahres:

Im Familienplaner wird aus einem Satz wie „Oma holt Emma Dienstag 15 Uhr von der Kita ab“ per Schnelleingabe ein Termin. Abonniert die Oma den Kalender-Feed in Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook, sieht sie ihn auf dem eigenen Handy, nur lesend; der Feed enthält alle Termine des Familienkalenders.

Wie ihr die Abholtage verteilt, steht im Artikel Wer holt die Kinder ab?. Vorlagen für Arztbesuch und Reise findet ihr unter Vollmacht für Großeltern, den Weg zum geteilten Kalender unter Kalender mit den Großeltern teilen.

Häufige Fragen

Dürfen Oma und Opa das Kind ohne Abholberechtigung aus der Kita abholen?

Nein, nicht automatisch. Laut kita.de sind Großeltern, Babysitter oder Freunde nicht von sich aus abholberechtigt; die Eltern tragen sie nach dem Verfahren der Einrichtung ein.

Reicht ein Anruf oder eine WhatsApp-Nachricht als Abholberechtigung?

Nur wenn die Einrichtung diesen Weg ausdrücklich akzeptiert; ein Telefonat, eine E-Mail oder eine Messenger-Nachricht ist laut kita.de keine allgemeingültige Lösung. Die städtischen Horte in Leipzig verlangen zum Beispiel grundsätzlich eine schriftliche Vollmacht mit Name, Datum, Zeit und Unterschrift.

Ab welchem Alter dürfen Geschwister ein Kind aus der Kita abholen?

Eine gesetzliche Regelung dazu gibt es laut dem Kita-Portal des Landes Rheinland-Pfalz nicht; der Träger kann aber im Betreuungsvertrag festlegen, dass nur volljährige Personen abholen dürfen. In den städtischen Kindergärten Wiens muss die abholende Person das 14. Lebensjahr vollendet haben.

Muss die abholende Person einen Ausweis zeigen?

Eine gesetzliche Pflicht zur Ausweisprüfung bei jeder Abholung gibt es laut dem deutschen Portal kita.de nicht, die Einrichtung kann sie aber vorsehen. In den städtischen Kindergärten Wiens muss die Identität nachweisen, wer dem Personal nicht persönlich bekannt ist; in Leipzigs städtischen Horten dürfen die Fachkräfte den Ausweis kontrollieren.

Wie lange gilt eine dauerhafte Abholberechtigung?

So lange, wie es in der Erklärung steht oder die Einrichtung es festlegt. In den städtischen Horten Leipzigs gelten Dauervollmachten bis zum Schuljahresende oder bis auf Widerruf.