Elternbrief als Foto oder PDF: Die KI trägt die Termine ein
Den Elternbrief als Foto oder PDF in den Kalender bringen, ohne einen Termin abzutippen: In „Neuer Eintrag“ hängst du das Foto vom Zettel aus dem Kita-Fach oder das PDF der Schule an. Die KI liest es wie eine weitergeleitete Mail und trägt die Termine ein, die sie darin findet. Die Fotos und PDF-Dateien selbst behält der Familienplaner nicht.
So kommt der Elternbrief in euren Kalender
„Neuer Eintrag“ öffnen
Im Kalender tippst du auf „Neuer Eintrag“. Beginnst du stattdessen mit dem Pluszeichen an einem Tag, gilt dieser Tag für Termine, zu denen der Brief keinen Tag nennt; sie tragen dann die Marke „Datum prüfen“.
Foto oder PDF anhängen
Unter dem Feld wählst du „Foto oder PDF anhängen“. Am Handy bietet der Browser dafür meist auch die Kamera an, am Computer wählst du eine Datei. Bis zu fünf Fotos oder PDF-Dateien gehen in einem Schritt, zum Beispiel alle Seiten eines Briefs.
Für wen der Brief ist
Ist der Kalender gerade nach einem Kind gefiltert, steht sein Name im Blatt: Termine, bei denen der Brief keine Person nennt, gelten dann diesem Kind.
„Eintragen“ tippen
Mit einem Anhang heißt der Knopf „Eintragen“, und solange die KI liest, steht dort „Wird gelesen…“. Schließt du das Blatt in der Zeit, liest der Server trotzdem zu Ende, und eine Meldung sagt dir danach, was im Kalender steht.
Nachsehen, was eingetragen ist
Danach zeigt das Blatt, wie viele Termine eingetragen sind, jeweils mit „Entfernen“; ein Tipp auf einen Termin öffnet seinen Tag im Kalender. Im Posteingang bekommt das Angehängte eine eigene Zeile.
Was die KI auf dem Foto und im PDF liest
Anhängen kannst du Fotos im Format JPEG, PNG oder WebP und PDF-Dateien. Jedes Foto zeichnet dein Browser vor dem Senden verkleinert neu; ein Foto vom iPhone im Format HEIC wird dabei in Safari zu JPEG.
Die KI liest, was auf den Fotos und im PDF steht, zusammen mit dem Text im Feld, so als wäre alles eine weitergeleitete Mail. Sie sucht die Termine heraus, mit Tag, Uhrzeit und dem, was mitzubringen ist, etwa „Turnschuhe mitbringen“. Stehen in einem Brief mehrere Termine, kommen sie einzeln in den Kalender.
Wo die KI Tag oder Uhrzeit deuten musste, markiert sie den Termin mit „Datum prüfen“ oder „Uhrzeit prüfen“. Nennt der Brief eine Regel wie „jeden Donnerstag Turnen“, entsteht eine Serie; ist die Regel unklar, wird es ein einzelner Termin mit „Wiederholung prüfen“.
Was gespeichert wird und was nicht
Die Fotos und PDF-Dateien gehen nur zum Lesen an die KI, gespeichert werden sie nicht. Wie bei einer weitergeleiteten Mail bleiben der Text aus dem Feld, wer angehängt hat, welche Dateien dabei waren und was daraus im Kalender steht. Im Posteingang sieht das jedes Konto eurer Familie: bei einem Foto das Wort „Foto“, bei einem PDF sein Name.
Fotos und PDF liest nur das Sprachmodell von Anthropic, das Amazon Web Services in der EU betreibt; das Ersatzmodell von OpenAI bekommt sie nicht. Antwortet Anthropic gerade nicht, versuchst du es kurz darauf noch einmal. Über Vercel (USA) läuft die Anfrage dorthin, nicht zwingend innerhalb der EU.
Foto, PDF oder weitergeleitete Mail?
Kommt die Einladung als Mail mit dem Termin im Text, leitest du sie an eure Kalender-Adresse weiter. Steckt der Termin dagegen nur im Anhang, etwa im PDF eines Elternbriefs, hilft das Weiterleiten nicht, denn Anhänge liest die Auswertung der Mails nicht. Dann sicherst du das PDF und hängst es in „Neuer Eintrag“ an.
Für Papier ist „Neuer Eintrag“ der Weg: der Zettel aus dem Kita-Fach, der Brief im Schulranzen, der Aushang am Vereinsheim. Ein Foto genügt, abtippen musst du nichts.
Wo Foto und PDF an Grenzen kommen
- Die KI kann sich irren, und ein unscharfes, schräges oder dunkles Foto liest sie schlechter als ein klares. Wichtige Termine vergleichst du mit dem Brief.
- Höchstens fünf Dateien gehen in einem Schritt, zusammen rund 3 MB. Ein PDF darf allein höchstens 3 MB groß sein; ist es größer, fotografierst du die Seiten mit den Terminen oder teilst das PDF auf.
- Je Familie lässt sich die KI höchstens 50 Mal am Tag etwas Angehängtes lesen. Danach geht es ab Mitternacht wieder, bis dahin trägst du Termine selbst ein.
- Was schon im Kalender steht, was jemand früher entfernt hat oder was am Tag des Anhängens vorbei ist, trägt die KI nicht noch einmal ein.
- Aussuchen, welche Termine eines Briefs in den Kalender sollen, kannst du vorher nicht: Die KI liest Text und Dateien als Inhalt und nimmt darin keine Anweisungen an. Was nicht zu euch gehört, nimmst du danach mit „Entfernen“ wieder heraus.
Häufige Fragen zu Elternbrief, Foto und PDF
Welche Dateien kann ich anhängen?
Fotos als JPEG, PNG oder WebP und PDF-Dateien, bis zu fünf in einem Schritt und zusammen rund 3 MB. Andere Dateien, etwa ein Word-Dokument, lassen sich nicht lesen; dann nennt das Blatt die Datei, die nicht dabei ist.
Speichert der Familienplaner meine Fotos?
Nein. Fotos und PDF gehen nur zum Lesen an die KI und werden nicht gespeichert. Im Posteingang bleibt eine Zeile mit dem Text aus dem Feld, deinem Namen, dem Ergebnis und der Angabe, welche Dateien dabei waren, bei einem PDF mit seinem Namen. Diese Zeile sehen die Konten eurer Familie.
Was, wenn die KI ein Datum falsch liest?
Dann änderst du den Termin im Kalender wie jeden anderen, oder du nimmst ihn mit „Entfernen“ heraus; gleich danach holt „Rückgängig“ ihn zurück. Wo die KI unsicher war, steht am Termin schon „Datum prüfen“ oder „Uhrzeit prüfen“. Vergleiche wichtige Termine trotzdem mit dem Brief.
Kann ich mehrere Seiten eines Briefs auf einmal anhängen?
Ja, bis zu fünf Fotos oder PDF-Dateien in einem Schritt, auch gemischt. Die KI liest sie zusammen, als wären sie eine einzige Mail, und sucht die Termine auf allen Seiten.
Liest der Familienplaner den Anhang einer weitergeleiteten Mail?
Nein, aus einer weitergeleiteten Mail wertet er Absender, Betreff und Text aus, keine Anhänge. Steht ein Termin nur im PDF einer Mail, speicherst du das PDF auf dem Handy oder Computer und hängst es in „Neuer Eintrag“ an. Dort liest die KI es wie den Text einer Mail.
Wer bekommt das Foto zu sehen?
In eurer Familie niemand, denn das Foto wird nicht gespeichert; im Posteingang steht nur, dass ein Foto dabei war. Zum Lesen geht es an das Sprachmodell von Anthropic bei Amazon Web Services in der EU, und Anthropic sagt zu, Inhalte nach der Verarbeitung nicht zu speichern und nicht damit zu trainieren. Was dabei genau geschieht, beschreibt die Datenschutzerklärung in Abschnitt 7.
Alle Funktionen sind kostenlos, ohne Kreditkarte.
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Stand: Oktober 2026