Termine aus Mails von Schule und Kita, ohne Abtippen
Termine aus E-Mails von Schule, Kita oder Verein stehen im Familienplaner kurz nach dem Weiterleiten im Kalender. Du leitest die Mail an eure Kalender-Adresse weiter, eine KI liest sie und trägt den Elternabend, das Laternenfest oder das Vorspiel ein. Dein Postfach verbindest du dafür nicht, und es klappt mit jedem Mail-Anbieter.
So kommen die Termine aus der Mail in den Kalender
Kalender-Adresse anlegen
In den Einstellungen erstellst du unter „Kalender-Adressen“ eine eigene E-Mail-Adresse für eure Familie. Auf Wunsch gehört sie einem Familienmitglied, etwa „Kita Emma“.
Mail weiterleiten
Leite die Mail von Schule, Kita oder Verein an diese Adresse weiter. Oder du legst bei deinem Mail-Anbieter eine Regel an, die das von selbst tut: Unter „Weiterleitung einrichten“ stehen die Schritte für die Anbieter deines Landes, insgesamt über 40 in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Die KI liest die Mail
Eine KI liest Absender, Betreff und Text und sucht darin die Termine: den Tag, die Uhrzeit, worum es geht und was mitzubringen ist.
Der Termin steht im Kalender
Kurz darauf steht er im Kalender, für alle in der Familie, in „Heute“ und in der Woche mit einem Brief-Zeichen und der Mail dabei. Was nicht stimmt, änderst du, oder du entfernst es mit einem Klick.
Was die KI aus einer Mail einträgt
Aus einer Mail entsteht ein Termin mit Titel, Tag und, wenn die Mail sie nennt, Uhrzeit. Ort, Zeitraum oder was mitzubringen ist, stehen in der Beschreibung, etwa „Laterne mitbringen“. Nennt eine Mail mehrere Termine, zum Beispiel einen Elternabend und ein Schulfest, kommen sie einzeln in den Kalender.
Einer Person gilt ein Termin, wenn die Mail sie beim Namen nennt oder die Kalender-Adresse ihr gehört. Sonst steht er bei „Alle“.
Musste die KI Tag oder Uhrzeit deuten, steht am Termin „Datum prüfen“ oder „Uhrzeit prüfen“, bis du „Stimmt“ wählst oder die Angabe änderst. Nennt die Mail eine klare Regel wie „jeden Dienstag 17 Uhr“, trägt die KI eine Serie ein; ist die Regel unklar, wird es ein einzelner Termin mit „Wiederholung prüfen“.
Der Posteingang: jede Mail und was aus ihr wurde
Im Posteingang stehen die weitergeleiteten Mails, jede mit dem, was aus ihr im Kalender steht. Ein Termin, der nicht passt, kommt dort mit „Entfernen“ wieder heraus. Gleich danach holt „Rückgängig“ ihn zurück, später „Wieder eintragen“.
Die Mail selbst bleibt gespeichert und ist für alle Konten der Familie lesbar. So liest auch der zweite Elternteil nach, was die Schule genau geschrieben hat.
Eine Adresse je Kind oder Verein
Du kannst mehrere Kalender-Adressen anlegen, zum Beispiel eine für die Kita von Emma und eine für den Fußballverein von Ben. Gehört eine Adresse einem Familienmitglied, gelten die Termine aus ihren Mails dieser Person, solange die Mail niemand anderen aus der Familie nennt.
Eine Adresse, die du gerade nicht brauchst, pausierst du in den Einstellungen. Was in dieser Zeit an sie geht, nimmt der Familienplaner nicht an.
Mit jedem Mail-Anbieter, ohne Zugriff auf dein Postfach
Der Familienplaner liest nur, was du an die Kalender-Adresse weiterleitest. Dein Postfach verbindest du nicht, und das Passwort deines Mail-Kontos braucht er nicht.
Damit die Mails der Schule von selbst ankommen, richtest du bei deinem Mail-Anbieter eine Weiterleitung ein, am besten mit „Nur bestimmte Absender“: So gehen nur Mails von Schule, Kita und Verein an den Kalender, und deine übrige Post bleibt bei dir. Bei den meisten Anbietern geht das im kostenlosen Tarif; bei Yahoo, Proton, Drei und Infomaniak nur im Bezahltarif, bei AOL und Tuta gar nicht. Dort leitest du die Mails von Hand weiter.
Was der Familienplaner dabei nicht tut
- Die KI kann sich irren. Wichtige Termine vergleichst du mit der Mail, die beim Termin steht.
- Nicht eingetragen wird unter anderem, was schon im Kalender steht, was jemand früher entfernt hat und was am Tag der Auswertung schon vorbei ist.
- Eine weitergeleitete Verlegung oder Absage ändert den alten Termin nicht: Es kommt ein eigener Eintrag dazu, und den bisherigen Termin entfernst du selbst.
- Zwischen dem Weiterleiten und dem Eintrag können einige Minuten vergehen. Der Familienplaner holt weitergeleitete Mails etwa alle zehn Minuten ab, früher, wenn jemand aus der Familie ihn öffnet.
- Anhänge einer weitergeleiteten Mail liest der Familienplaner nicht. Steht ein Termin nur im PDF oder auf einem Elternbrief aus Papier, hängst du das PDF oder ein Foto in „Neuer Eintrag“ an.
- Aus einer Mail übernimmt der Familienplaner höchstens 20 Einträge, weitere nicht. Mehr als drei Serien aus einer Mail oder mehr als 40 Termine und 10 Serien am Tag je Familie trägt die KI nicht selbst ein: Sie warten im Posteingang mit „Wartet auf dich“ auf deine Entscheidung.
Häufige Fragen zu Terminen aus Mails
Muss ich mein Postfach mit dem Familienplaner verbinden?
Nein. Du leitest nur die Mails weiter, aus denen Termine in den Kalender sollen. Auf dein Postfach greift der Familienplaner nicht zu, und das Passwort für deine Mails braucht er nicht.
Welche Mails kann ich weiterleiten?
Mails mit Terminen, etwa von Schule, Kita, Kindergarten, Sportverein oder Musikschule, auch die Einladung zum Kindergeburtstag. Schickt eure Kita-App ihre Neuigkeiten auch als Mail, leitest du diese Mails weiter; was nur in der App steht, erreicht den Familienplaner so nicht.
Was passiert, wenn die Schule einen Termin verlegt?
Leitest du die Mail mit der Verlegung weiter, trägt die KI den neuen Tag als eigenen Termin ein. Den alten ändert oder löscht sie nicht: Er bleibt stehen, bis du ihn entfernst.
Wie lange dauert es, bis der Termin im Kalender steht?
Einige Minuten. Der Familienplaner holt weitergeleitete Mails etwa alle zehn Minuten ab, und früher, wenn jemand aus der Familie ihn öffnet. Im Posteingang fragst du mit „Jetzt prüfen“ selbst nach. Im Kalender-Abo für Google, Apple oder Outlook erscheint ein Termin aus einer Mail frühestens nach einer Viertelstunde.
Liest die KI auch den Anhang einer Mail?
Nein. Ausgewertet werden Absender, Betreff und Text der weitergeleiteten Mail. Ein PDF oder ein Foto hängst du stattdessen in „Neuer Eintrag“ an: Die KI liest es wie eine Mail und trägt die Termine ein, gespeichert wird die Datei nicht.
Wer sieht die weitergeleiteten Mails?
Alle Konten eurer Familie können sie im Posteingang lesen. Für die Auswertung gehen Absender, Betreff und Text, die Namen eurer Familienmitglieder, die Sprache eurer Familie und, falls ihr solches hinterlegt habt, eure Hinweise für die KI, eure Angaben zu den Familienmitgliedern wie Klasse oder Verein und die Rolle des Absenders an ein Sprachmodell von Anthropic, das Amazon Web Services in der EU betreibt, notfalls an eines von OpenAI in der EU. Beide sagen zu, Inhalte danach nicht zu speichern und nicht damit zu trainieren. Vercel (USA) reicht die Anfrage weiter, nicht zwingend in der EU. Mehr: Datenschutzerklärung, Abschnitt 7.
Alle Funktionen sind kostenlos, ohne Kreditkarte.
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Stand: Oktober 2026