Au-pair und Familienkalender: Aufgaben und Termine teilen, ohne dass etwas untergeht

Für einen Au-pair-Kalender braucht ihr keinen zweiten Kalender: Das Au-pair liest in eurem Familienkalender mit. Jedes Kind hat dort eine Farbe, jeder Einsatz des Au-pairs steht mit Uhrzeit als Termin darin, und das Au-pair abonniert den Kalender auf dem eigenen Handy. Ein Tablet in der Küche zeigt den heutigen Tag, und einmal pro Woche geht ihr die kommende Woche gemeinsam durch.

Au-pair-Kalender einrichten: Was braucht ihr?

Der Plan des Au-pairs hängt an den Terminen der Kinder: Fällt das Turnen aus, ändert sich die Abholzeit. In zwei getrennten Kalendern müsstet ihr jede Änderung doppelt eintragen.

In der Konjunkturumfrage 2026 von DR-WALTER nannten 19,4 % der befragten deutschen Agenturen zu lange Arbeitszeiten und 9,7 % unklare Arbeitsanweisungen als das Problem, mit dem sich Au-pairs meistens an sie wenden; am häufigsten nannten sie schwierige Kinder (51,5 %). Bei Arbeitszeiten und Anweisungen hilft ein Kalender, in dem jeder Einsatz mit Uhrzeit steht.

Eine Farbe pro Kind: Welcher Termin bekommt welche Farbe?

• Termine eines Kindes (Kita, Schule, Turnen, Zahnarzt) tragen die Farbe des Kindes.
• Einsätze für mehrere Kinder und Eigenes des Au-pairs (Babysitten, Sprachkurs, freier Tag) tragen die Farbe des Au-pairs.
• Wer bringt und wer abholt, steht im Titel: „Lina holt Emma von der Kita ab“. Im Kalender-Abo kommen die Farben nicht an, der Titel schon.

In Deutschland verlangt die Bundesagentur für Arbeit von Au-pairs Deutschkenntnisse mindestens auf dem Niveau A1, also ganz einfache Sätze (Merkblatt, April 2023). Schreibt Titel deshalb kurz, mit Uhrzeiten als Zahlen und immer denselben Wörtern: Wer einmal „Kita“ schreibt, schreibt nicht anderswo „Kindergarten“.

Au-pair-Aufgaben planen: Termin oder Liste?

Was eine Uhrzeit hat, wird ein Termin. Was nur irgendwann in der Woche erledigt sein soll, kommt auf eine Liste am Kühlschrank. Die Tabelle zum Kopieren zeigt Beispiele für das, was das Merkblatt der Bundesagentur für Arbeit in Deutschland zum Alltag eines Au-pairs zählt: Kinder beaufsichtigen und begleiten, leichte Hausarbeit, Wäsche, Frühstück und einfache Mahlzeiten.

Die Stunden zählt ihr in einer Tabelle zusammen, zum Beispiel in der Au-pair-Wochenplan-Vorlage mit Stundenspalte.

Wie kommt der Kalender aufs Handy des Au-pairs?

Über ein Kalender-Abo: Euer Familienkalender stellt eine Adresse bereit (iCal-Feed), die Kalender-App auf dem Handy des Au-pairs abonniert sie und zeigt die Termine an. Richtet das Abo am ersten Wochenende gemeinsam ein.

• iPhone: In der Kalender-App auf „Kalender“ tippen, dann auf „Hinzufügen“ und „Kalenderabonnement hinzufügen“, Adresse einfügen, auf „Suchen“ tippen und bestätigen (Apple Support, 27. Mai 2026).
• Android mit Google Kalender: In der App lässt sich kein Kalender abonnieren, dafür braucht es einen Webbrowser auf einem Computer. Dort fügt das Au-pair die Adresse über „Weitere Kalender hinzufügen“ und „Per URL“ hinzu (Google Kalender-Hilfe).

Wie schnell eine Änderung ankommt, bestimmt die abonnierende App. Microsoft schreibt für Outlook.com, das könne manchmal mehr als 24 Stunden dauern (Microsoft Support). Verschiebt sich die Abholzeit für morgen, schreibt dem Au-pair zusätzlich eine Nachricht. Die Schritte im Einzelnen stehen unter Familienkalender mit Oma und Opa teilen.

In Familienplaner erzeugt ihr die Adresse in den Einstellungen unter „Kalender-Feed (iCal)“: Namen vergeben, etwa „Handy Lina“, und die URL kopieren. Für diesen Feed gilt, Stand Oktober 2026:

• Er enthält alle Termine der Familie mit Titel, Beschreibung, Datum und Uhrzeit, auch eure eigenen und vergangene. Eine Auswahl nach Kind oder Zeitraum gibt es nicht.
• Farben, Namen der Familienmitglieder und Feiertage kommen im Abo nicht an.
• Das Au-pair kann nichts ändern, und der Feed verschickt keine Benachrichtigung bei Änderungen.
• Wer die Adresse kennt, liest ohne Anmeldung mit, und sie läuft nicht ab. Reist das Au-pair ab, löscht ihr sie in den Einstellungen; das Abo bricht dann ab.

Schreibt also nichts in Titel und Beschreibung, was das Au-pair nicht lesen soll. Allergien und Medikamente der Kinder gehören ins Au-pair-Handbuch auf Papier statt in Kalendertermine: Gesundheitsdaten stuft Art. 9 DSGVO als besondere Kategorie ein, in der Schweiz gilt nach dem Datenschutzgesetz Entsprechendes.

Was zeigt das Tablet in der Küche?

Das Familien-Display von Familienplaner zeigt heute und die zwei folgenden Tage: Uhrzeit, Titel, die Farbe des Familienmitglieds, fällige Aufgaben und die Feiertage eures Bundeslands oder Kantons. Ihr koppelt ein Tablet einmal per QR-Code, danach aktualisiert sich die Anzeige von selbst; ein Tipp darauf holt sofort den neuesten Stand. Auf dem Tablet ist kein Konto angemeldet, es zeigt aber alle Termine der Familie; eine eingeschränkte Ansicht für das Au-pair gibt es nicht. Was ihr dafür braucht und wie ihr das Tablet vorbereitet, steht unter Der Familienkalender in der Küche, digital gedacht.

Damit dort alles steht, legt ihr das Au-pair wie die Kinder als Mitglied mit Name und Farbe an, ohne E-Mail-Adresse. Einen Termin gebt ihr als Satz ein, etwa „Zahnarzt Emma Dienstag 15 Uhr“, und bestätigt den Vorschlag. Mails von Schule, Kita und Verein leitet ihr an eure persönliche Kalender-Adresse weiter; eine KI liest die Termine heraus, und kurz darauf stehen sie im Kalender und am Tablet; auch im Abo des Au-pairs erscheinen sie. Leitet deshalb nur weiter, was das Au-pair lesen darf. Feste Einsätze tragt ihr als Serie ein: Unter „Wiederholen“ wählt ihr „Jede Woche“ und darunter die Wochentage, und fällt ein Einsatz aus, nehmt ihr nur diesen einen Termin heraus. Einen Stundenzähler gibt es nicht.

Wochengespräch mit dem Au-pair: Was besprecht ihr?

AuPairWorld empfiehlt, den Plan im Voraus zu vereinbaren und zu Beginn jeder Woche durchzusprechen (AuPairWorld). Legt dafür einen festen Termin in den Kalender, zum Beispiel sonntags um 18 Uhr, und geht diese Liste durch:

• Kommende Woche Tag für Tag: Wer bringt, wer holt ab, welches Kind hat was?
• Was weicht ab: Elternabend, ausgefallenes Training, Arzttermin, schulfreier Tag?
• Welcher Abend ist Babysitter-Abend, welche Abende und Tage sind frei, wann ist Sprachkurs?
• Wie viele Stunden ergibt die Woche, und wann werden Überstunden der Vorwoche ausgeglichen?
• Welche Aufgabe von der Liste war unklar?
• Was möchte das Au-pair eintragen lassen, etwa einen Ausflug am freien Tag?

Ändert die Termine noch im Gespräch.

Au-pair-Organisation: Was gehört je Land in den Kalender?

Stand der Angaben: Oktober 2026. Arbeitszeit, freie Tage und Urlaub der drei Länder stehen nebeneinander unter Au-pair-Arbeitszeiten im Vergleich.

Deutschland

Die Bundesagentur für Arbeit gibt höchstens 6 Stunden täglich und 30 Stunden wöchentlich vor, die Beaufsichtigung der Kinder eingeschlossen, dazu mindestens 1,5 Ruhetage pro Woche, einen freien Sonntag im Monat und vier freie Abende pro Woche (BA-Merkblatt, April 2023). Babysitter-Abende sind also Termine mit Dauer, freie Abende und Ruhetage stehen ausdrücklich im Kalender. Für den Sprachkurs ist das Au-pair freizustellen (BA-Merkblatt): Tragt die Kurszeiten zuerst ein.

Österreich

Für Verträge, die nach dem 31. Dezember 2025 geschlossen wurden, darf die Arbeitszeit inklusive Arbeitsbereitschaft höchstens 16,5 Stunden pro Woche betragen (Sozialministerium, Stand 1. Jänner 2026, Mindestlohntarif 2026); für 2025 geschlossene Verträge bleibt es bei 17 Stunden (Mindestlohntarif 2025). Bei jeder Entgeltauszahlung übergebt ihr eine datierte Abrechnung über die geleisteten Arbeitsstunden, das Entgelt und die Abzüge (Sozialministerium). Der Kalender zeigt die geplanten Zeiten; notiert die geleisteten Stunden zusätzlich in einer Tabelle.

Schweiz

Für Au-pairs aus Drittstaaten gelten höchstens 30 Stunden und ein ganzer freier Tag pro Woche (Art. 48 VZAE). Ein Elternteil muss während mindestens der Hälfte der Arbeitszeit anwesend sein (SEM-Weisung für Drittstaaten, Stand 30. Juni 2026): Tragt deshalb auch ein, wer von euch wann zu Hause ist. Basel-Stadt begrenzt den Tag auf 5 Stunden und zählt Kinderbetreuung am Abend als Arbeitszeit (Kanton Basel-Stadt, aktualisiert am 28. Juli 2026). Tragt auch Sprachkurs und Ferien des Au-pairs ein. Andere Kantone haben eigene Vorgaben.

Häufige Fragen

Braucht das Au-pair eine eigene App oder ein Konto für den Familienkalender?

Nein, wenn euer Familienkalender einen Abo-Link (iCal) anbietet. Das Au-pair abonniert ihn in einer Kalender-App wie Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook und liest die Termine dort mit, nur lesend.

Kann das Au-pair im abonnierten Kalender Termine eintragen oder ändern?

Nein, ein Kalender-Abo zeigt die Termine nur an. Änderungswünsche besprecht ihr im Wochengespräch oder per Nachricht und tragt sie dann selbst im Familienkalender ein.

Sieht das Au-pair im Kalender-Abo alle Termine der Familie?

Ein Kalender-Abo zeigt alles, was der abonnierte Feed enthält. Enthält er den ganzen Familienkalender, liest das Au-pair auch eure eigenen Termine samt Beschreibung mit. Schreibt dort also nichts hinein, was es nicht lesen soll.

Wie plane ich die Aufgaben des Au-pairs im Kalender?

Alles mit fester Uhrzeit wird ein Termin, zum Beispiel Bringen, Abholen und Babysitten. Aufgaben ohne Uhrzeit wie Kinderwäsche stehen auf einer Wochenliste, die ihr im Wochengespräch durchgeht.

Wie schnell kommt eine Änderung auf dem Handy des Au-pairs an?

Das bestimmt die Kalender-App, die abonniert. Microsoft schreibt für Outlook.com, dass eine Aktualisierung manchmal mehr als 24 Stunden dauern kann. Kurzfristige Änderungen schickt ihr deshalb zusätzlich als Nachricht.